学内の第二外国語スピーチ大会
来月に行われる、学内の第二外国語スピーチ大会の受付をしています。発表希望の学生たちにWordの申し込み用紙を送り、記入してもらうということをメールでやってるのですが、添付ファイルを返送できないのでどうしたらいいか、という学生が数人いました。スピーチ大会に出てくるような学生なので、基本的にはちゃんとしているし、おそらく各クラスでは１、２を争う優等生なのだろうと思います。そういう学生でも、添付ファイルはできないようです。
これまでも、基礎ゼミのレポート提出などで、添付ファイルができない学生はけっこう見てきました。中には、大学のアカウントだとできないので、自宅で兄弟や親のアカウントから送るという学生もいました。しかし、なんで添付ファイルが難しいのか、これまであまりちゃんと考えてこなかったのでよくわかっていませんでした。
なぜ添付ファイルが送れないのか？
なぜわからないのかわからないので、当然私としても、学生にうまく説明できていませんでした。メールへの返信に、ちゃんと添付ファイルで送れるよう、わかりやすい説明をしようとしたのですが、いくつか「うっ」と詰まる点があって、だんだん何が難しいのかわかってきました。
考えられる理由とは以下の通りです。
- ファイルがどこに保存されているかわからない
たぶん一番の理由はこれでしょうか。私は彼らが使っている学内メールアカウントのクラウド的なものの作りがよくわかりませんし、ウィンドウズの場合、とりあえず保存される場所がどこなのかうまく答えられません。 - スマホからWordファイルを開き、添付する方法がわからない。
大学メールはGmailなので、グーグルドライブに保存した文書を添付したりはできるようですが、それ以外の場合は難しそうです。iPadなら問題なくできそうですが、スマホ、とくにAndroid端末だとどうしたらいいのか私もわかりません。 - その他の理由
おそらく上記２つのどちらかではないかと思うのですが、ほかにもあるのでしょうか。
学生たちとはIT環境がぜんぜん違う
なぜ学生は添付ファイルは苦手ということが、教員にはよくわからないのでしょうか。これは多くの専門家の方にはよくわかっていることでしょうが、要はすべてPCでこなしている教員と、スマホ中心の学生たちという違いでしょう。
私たちがこの20年あれこれ工夫してPC中心の仕事環境でやってきたことというのは、学生たちにとって別に使いやすいわけでも、親しみやすいわけでもありません。彼らには彼らなりのITとの付き合い方があるんだということですね。このように考えると、他にもITに関して学生が苦手なことというのがいろいろ思いつきそうです。
キーボードなどは、家でPCに触ってきた学生とそうでない学生の差がかなりあります。学生たちの多くは、情報の授業を受け、子供の頃からインターネットに親しんできているはずなので、どうしても大人は、自分たちと同じようにITを使いこなせるものと思い込んでしまいがちですが、使わないことはとうぜん知らないし覚えられません。
私自身も、学部4年時に卒業論文を書くためにiMacを買うまで、いちどもPCを使ったことはありませんでした。また、現在も日頃はほとんどつかわないエクセルの関数などは毎回ググらないとわかりません。みんなそんなものなのです。
どんな申し込み方法がいいのか？
始めの問題に戻ります。よく考えるとスピーチ大会の申し込み方法というのは、ちょっと面倒なものです。書き出してみると要はこういうことです。
- 教員の呼びかけあるいは学内掲示のポスターを見て、発表を希望する学生が受付け用アドレスにメールを送る。
- 学生からのメールに、私がWordの申し込みフォームを添付して返信。
- 発表希望学生が自分の名前学部学科ほか、言語の学習歴や発表タイトルなどをファイルに記入して、添付ファイルを返送。
- 私が申し込み用紙を確認。印刷して実行委員の審査会議にかける。
- 発表希望学生に、大会出場の可否を伝え、発表可能な場合は、当日使用するパワポのフォーマットを送る。
といった流れです。Wordで申し込みフォームを送るのは、数年前までは紙ベースで受付をしていたためです。紙でも添付ファイルでもどちらか都合のいい方で出してもらうという方式だったため、以前担当していた先生が作ったフォーマットを使い続けていたのです。しかし、考えてみれば、必要事項だけ記入すればいいのであれば、Wordのフォーマットよりは、必要事項を返信メールに箇条書きしてもらうほうがお互いに楽です。学生もスマホから返信しやすくなります。この点については、次年度以降の課題として委員の先生方に共有しておきたいところです。
